Innsynsrett, journalføring og åpenhet

Innhold

Din innsynsrett

Her finner du utfyllende informasjon om din innsynsrett i kommunens dokumenter og kommunens rutiner for journalføring. Hovedregelen i offentleglova (ekstern lenke - lovdata.no) er at innsyn skal gis, noe som du finner i lovens § 3. Det er en egen forskrift til offentleglova forskrift til offentleglova som også gir bestemmelser for offentlighet. 

Alle har rett til innsyn i kommunens saksdokumenter. Offentleglova definerer i § 4 Definisjoner dokumenter som "organets logisk avgrensede informasjonsmengder lagret på medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet".

Dokument betyr i denne sammenheng bl.a. brev, e-post, telefaks, sms, meldinger i ulike sosiale medier mm. Begrepet innsynsbegjæring betyr "å be om innsyn". 

Det trengs ikke noen begrunnelse for å be om innsyn. Det er heller ikke nødvendig å oppgi navn for å be om innsyn. Du kan altså gjøre dette via en anonym e-postadresse om du ønsker det. Det er heller ikke nødvendig å vise til noen lovhjemmel, saksnummer, dokumentnavn el. Det eneste som kreves er at du gir en beskrivelse som gjør det mulig for oss å finne de aktuelle opplysningene/dokumentene du ønsker innsyn i. Alt innsyn er som hovedregel gratis.

For mer informasjon om hvordan du rent praktisk ber om innsyn, se «Hvordan be om innsyn» nederst på denne side.

Journal og journalføring

Den offentlige postjournalen er nøkkelen til innsyn i all offentlig virksomhet, som stat, fylke og kommuner med kommunale foretak, interkommunale selskaper mv.

Hjemmelsgrunnlag - journalføringsplikt
Offentleglova sier at alle organ som er omfattet av loven skal føre en offentlig journal etter reglene i arkivforskriftens § 9 Journalføring. Den offentlige journalen skal være en oversikt over alle saksdokumenter som har kommet inn til eller som organet selv har opprettet og sendt ut, som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.  

Journalføring og innsynsrett
Innsynsretten gjelder uavhengig av journalføringsplikten, dvs. at alle kan be om innsyn i saksdokumenter selv om disse ikke har vært innført i en offentlig journal. 

Kommunes postliste på internett
Postlisten gir en oversikt over brev sendt til og fra Vestre Toten kommune. Opplysningene er kvalitetssikret i forhold til personvern og offentlighet.

Vestre Toten kommune publiserer utgående dokumenter tilknyttet postlisten. Dette innebærer at saksbehandler har ansvar for at dokumentet er vurdert i henhold til offentlighetsloven. Vestre Toten kommune ønsker å være en kommune som tar offentligheten på alvor, men samtidig sikrer personsensitive data.

Når begynner innsynsretten å gjelde?

Definisjonsparagrafen i offentleglovas § 4, bestemmer når innsynsretten begynner å gjelde:

Inngående saksdokumenter – dokumenter mottatt av Vestre Toten kommune
Innsynsretten begynner å gjelde når saksdokumentet er kommet inn til kommunen, altså før man har startet eller gjort seg ferdig med saksbehandlingen. Et saksdokument er kommet inn til kommunen når det er mottatt, f.eks. i postmottak eller i en e-postboks. Dette gjelder uavhengig av hvem i kommunen som har mottatt dokumentet. Innsynsretten gjelder med andre ord uavhengig av om det er en saksbehandler eller postmottaket som har mottatt dokumentet.

Utgående saksdokumenter – dokumenter sendt fra Vestre Toten kommune
Innsynsretten begynner å gjelde når dokumentet (brev, e-post mm) er sendt ut av og/eller overlevert av kommunen. Hvilken status dokumentet har i kommunens arkivsystem/datasystem (konsept/utkast/kladd) er uten betydning. Dersom dokumentet ikke sendes ut/ekspederes, er det offentlig når dokumentet er ferdigstilt. 

Taushetsplikt
I noen tilfeller har kommunen plikt til å unnta opplysninger fra innsyn. Det gjelder når opplysningene er av person- eller forretningssensitiv karakter, og da skal kommunen ikke gi innsyn. Taushetsplikten gjelder kun for opplysninger, og hjemles i offentleglovas § 13 første (og ev. andre) ledd jf. den loven som pålegger taushetsplikt. 

Behov for å nekte innsyn - merinnsyn

I noen tilfeller kan kommune ha et behov for ikke å gi innsyn. Dette kan f.eks være for interne dokumenter, jf. offentleglovas § 14. Hvis kommunen mener at det er et behov for ikke å gi innsyn, skal det alltid vurderes om det er saklig og reelt. Deretter skal det alltid vurdere om man likevel kan gi innsyn (merinnsyn), helt eller delvis. Delvis ved at opplysninger underlagt taushetsplikt sladdes. 

Hovedregelen i offentleglova er som tidligere nevnt at innsyn skal gis (§ 3), men det er bestemmelser som pålegger kommunen å nekte innsyn med bakgrunn i lovbestemt taushetsplikt. Foruten bestemmelsene om taushetsplikt, har offentleglova unntaksbestemmelsene i lovens kapittel 3 som er såkalte kan-bestemmelser, dvs. at hvis kommunen vurderer å bruke en kan-bestemmelse for å nekte innsyn, må kommunen vurdere sitt eget saklige og reelle behov for å nekte innsyn opp mot lovens formål i § 1 og offentlighetsprinsippet i Grunnloven.

Hvis kommunen kommer til at offentlighetshensynene som listes opp i lovens formålsparagraf veier tyngre enn behovet for unntak, bør kommunen gi innsyn. Dette går frem av offentleglovas § 11 Meirinnsyn. Det skal alltid vurderes om det kan gis innsyn i et dokument ved å sladde opplysninger som er underlagt taushetsplikt.

I noen tilfeller kan det være behov for å unnta et dokument midlertidig. Dette fremgår av offentleglovas § 5 Utsett innsyn.

Avslag på innsyn

Hvis du ikke har fått svar på en innsynsbegjæring innen 5 dager, skal dette regnes for et avslag som kan påklages. Får du avslag på et krav om innsyn i Vestre Toten kommune:

  • skal dette alltid være skriftlig, 
  • skal det gis en konkret begrunnelse for hvorfor du ikke kan få innsyn, 
  • skal være opplyst om hvorvidt det er vurdert å gi innsyn i deler av dokumentet,
  • skal det ha med opplysninger om dine klagemuligheter. Fylkesmannen i Innlandet er klageinstans.

Har du spørsmål rundt dette kan du ta kontakt med postmottaket. Adressen til postmottak er post@vestre-toten.kommune.no

Hvordan be om innsyn

Det trengs ikke noen begrunnelse for å be om innsyn. Det er heller ikke nødvendig å oppgi navn for å få innsyn. Det kan f.eks gjøres via en anonym e-postadresse. 

For å få innsyn trenger du ikke å vise til noen lovhjemmel, saksnummer, dokumentnavn el. Det eneste som kreves er at du gir en beskrivelse som gjør det mulig å finne det aktuelle dokument(ene) du ønsker innsyn i.

Innsyn via søk i postlisten

  • Gå til kommunens postliste, og søk etter dokument eller bla deg igjennom postlisten.
  • Finn dokumentet du ønsker innsyn i.
  • Klikk på dokumenttittelen
  • Klikk på >> Skjema for innsyn i sak eller Bestill innsyn i sak

Du kan nå sende innsynsbegjæring via epost. Fyll ut opplysninger slik at vi kan sende dokumentet til deg. Det er enklest for oss om du oppgir en e-postadresse. Saksbehandler skal oversende dokumentet "uten ugrunnet opphold", og du skal får svar innen 1-3 dager.

Offentlig eller unntatt offentlighet
Dersom dokumentet i utgangspunktet ikke er offentlig, vil du se dette ved at det står: " Dette dokumentet er unntatt offentlighet etter Off.loven § 13/fvl. § 13." Du kan allikevel be om innsyn slik at saksbehandler vurderer dette på nytt, det vil si om dokumentet skal være helt eller delvis offentlig.


Kilder: Norsk Arkivråd, Offentlighet.no. Alle koblinger: Lovdata.no


Publisert: 22.08.2019 09:05
Sist endret: 22.08.2019 09:05