Retningslinjer for sosiale medier

Innhold

Retningslinjer for bruk av sosiale medier i Vestre Toten kommune

Hovedkonto

Andre kontoer

Formål

Det er fire formål med kommunens interaksjon med sosiale medier

  • Dialog med innbyggerne
  • Nyhets- og informasjonsformidling
  • Ivareta og bygge Vestre Toten kommunes omdømme
  • Informasjonsspredning ved beredskap/krisehåndtering
Formålet med kommunens deltakelse på Facebook
  • Fortelle de gode historiene om det som skjer i Vestre Toten kommune
  • Fortelle om de arrangementene og tiltakene Vestre Toten kommune tilbyr
  • Hjelpe innbyggerne til å bruke tjenestene via hjemmesiden (vestre-toten.kommune.no), inkludert selvbetjeningsløsninger
Formålet med kommunens deltakelse på Instagram
  • Dele kommunens sjel og sjarm
  • Følge med i alle flotte bilder som blir tatt i Vestre Toten kommune
  • At innbyggerne kan møte medarbeiderne i kommunen
  • Dele bilder ved å bruke emneknaggene #vestretotenkommune #MittStedVTK og #mittvestretoten
Formålet med kommunens deltakelse på Youtube
  • Audiovisuelle filmpresentasjoner fra kommunen som kan strømmes ut mot innbyggerene og resten av verden. Denne kanalen fungerer som lagringsplass for ferdige videoer og bilder.

Opprette nye kontoer

Opprettelse av nye offisielle kontoer i sosiale medier (for avdelinger, tjenesteområder, skoler eller i forbindelse med informasjonskampanjer) skal gjøres i samarbeid og etter avtale med administrasjonen. Dette for å sikre en helhetlig profil utad.

Ansvar

Vestre Toten kommune har redaktøransvar på Vestre Toten kommune sine sider og kontoer. Sosiale medier ivaretas av egne redaksjoner og oppnevnte administratorer på undersider.

Bare oppnevnte administratorer publiserer, svarer og kommenterer. Alle øvrige innlegg betraktes som private ytringer.

Kommunens Facebookside
  • Driftes av en facebookredaksjon med oppnevnte administratorer og en redaksjonell leder. Den redaksjonelle lederen for Facebook, Vestre Toten kommune er kultursjef Elisabeth Lund.
Instagram og Youtube
  • Utlegg, bilder og filmer videreadministreres, godkjennes og publiseres av nettredaksjonen i Vestre Toten kommune.
Kommunens hjemmeside
  • Ansvarlig redaktør: Rådmann Bjørn Fauchald
  • Nettredaktør: Jørn Melnes


Administrator sitt ansvar

Den eller de som har ansvar for kontoen skal passe på:

  • at den blir håndtert daglig (unntatt er helger, som følge av begrensning i åpningstid for kommunal virksomhet)
  • å se til at dokumentasjon og arkivering gjennomføres
  • at kontoer blir avsluttet om de er startet for en tidsbestemt periode eller er inaktive
  • at innlegg som strider mot lov og retningslinjer dokumenteres, tas bort og blir arkivert

Publiseringsregler

Hvor mye som skal publiseres, avhenger av hvilken konto det er. Det er viktig at kontoen publiserer tilstrekkelig for å være aktiv og relevant. Samtidig er det en balansegang i kvantumet som publiseres ut. Dersom kontoen fylles med for mange innlegg, risikerer man at kontoen sine følgere ikke får med seg det aktuelle innholdet, eller oppfatter aktiviteten som spam, uinteressant eller en annen måte enn tiltenkt.

Antall nyhetssaker og utlegg

På hovedkontoen Facebook skal det som hovedregel ikke legges ut mer enn 10 nyhetssaker per uke (to pr. virkedag), inklusiv film- og bildenyheter. På de øvrige kontoene publiseres det ved behov.

Ved publisering på kommunens offisielle kontoer skal kommunen...
  • ...svare på spørsmål og kommentarer. Svare generelt hvis vi ikke kan svare der og da, med beskjed om å sjekke opp påfølgende arbeidsdag.
  • ...huske å vise takknemlighet for skryt og gode tilbakemeldinger.
  • ...svare også på nøytrale kommentarer som er henvendt til kommunen dersom det føles naturlig.
  • ...alltid svare på negative kommentarer.
  • ...alltid rette opp faktafeil.
  • ...ikke bruke ironi og sarkasme.

Bruk av bilder/videoer

Alle bilder som brukes skal være godkjent for bruk. Korrekt kreditering av fotograf m/ opphavsrett til bildet vil bli opplyst der det er nødvendig, og det samme gjelder logo & illustrasjoner utført av designer/illustratør.

Ved bruk av kommunens egne bilder/filmer vil tituleringen Vestre Toten kommune benyttes, det vil si der kommunen har innhentet full bruksrett og/eller at bildet/filmen er tatt av en tilsatt i kommunen som har gitt godkjennelse for bruk av elementet.

Saksbehandling

Vestre Toten kommune fører ikke saksbehandling på sosiale medier, blant annet på grunn av taushetsplikten.

Åpningstid

Som hovedregel skal «åpningstiden» i det sosiale mediet følge vanlig åpningstid i Vestre Toten kommune. Dette gjelder også i ferier og i høytider.

Sletting

Å slette kommentarer bør bare gjøres i ekstraordinære tilfeller, dersom de inneholder personangrep, navngir tredjepersoner eller er i strid med norsk lov. Administratorene er ansvarlig for å slette og følge opp slike innlegg. Innlegg som slettes skal arkiveres.

Arkivering

Det er innholdet i informasjonen som er sendt, mottatt, delt eller formidlet som er avgjørende for om innholdet er arkivverdig. Det vil si at kommunikasjon i sosiale medier også kan være arkivverdig. Innlegg som er ment for saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi, må arkiveres. Dette gjelder dokument som har kulturelt eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon.

Krise/beredskap

Ved krisesituasjoner skal kommunikasjonen gå via kommunens kriseledelse.

Ansatte sin privat bruk av sosiale medier

Vestre Toten kommune ser positivt på at ansatte er samfunnsengasjert og aktiv, også i sosiale medier. Det kan likevel være en utfordring å skille mellom rollene som VTK-ansatt og privatperson, fordi andre kan identifisere deg med den jobben du har. Denne koblingen blir tettere jo mer profilert du er.

Her følger noen gode råd og huskeregler
  • Tenk igjennom om det du skriver kan få utilsiktede konsekvenser for deg selv eller kommunen.
  • Opprett aldri sider eller grupper i sosiale medier på vegne av Vestre Toten kommune, med eller uten kommunens sin logo, uten at dette er avklart i administrasjonen.
  • Før du melder deg inn i grupper eller «liker» sider i sosiale medier, er det klokt å vurdere om det kan komme i konflikt med din rolle som kommuneansatt.
  • Husk taushetsplikten! Vi saksbehandler ikke i sosiale medier.
  • Alt som skrives i lukkede grupper må tåle offentlighetens lys. Lukkede grupper på over 20-30 personer er juridisk sett offentlige grupper. Det vil si at du blir strafferettslig ansvarlig for dine ytringer, på samme måte som om du hadde ropt dem f.eks fra et torg.
  • Du kommer langt ved å bruke sunn fornuft.

Publisert: 09.10.2018 10:08
Sist endret: 09.10.2018 10:08