Utviklingsenheten ble "en lille smule klogere" etter besøk på forbilledlige danske Lean-enheter

Forord: Utviklingsenheten til København og Kolding

Utviklingsenheten ved Vestre Toten kommune består av fire dedikerte veiledere som bistår hele kommunens organisasjon i forbedrings- og utviklingsarbeid, herunder hele kommunens satsing på Lean kontinuerlig forbedring. Greta Moldestad, Randi Skare og Kari Bjørnerud Børthus utgjør teamet som til daglig er ute blant ledere og ansatte for å hjelpe dem til å nå sine utviklingsmål.

Men to dager i starten av november var ikke som alle andre for damene i Utviklingsenheten. Da var de selv på jakt etter læring. "Vi har hvert år en reise for å bygge ny kompetanse i Utviklingsenheten," sier Kari Bjørnerud Børthus, som leder Utviklingsenheten. I år ville vi se noen av de mest vellykkede Lean-avdelinger i Skandinavia, og valget falt på Akaciegården Plejehjem utenfor København og Bakkeskolen i Kolding. Og de skulle ikke angre. Turen ble arrangert 2.-4. november, og med seg hadde de en god bekjent og en annen frontfigur på Lean i nordiske kommuner, Tom Kenneth Gilje, rektor på prisbelønte Bærland skole og nå også Lean-ansvarlig i Gjesdal kommune. Bjørn Bergan fra Sintef Raufoss Manufacturing var også med.

Akaciegården Plejehjem

Akaciegården Plejehjem har 95 beboere og ca 100 ansatte. Vi møtte Lean-ansvarlig Heidi Wærum Alsø, som forklarte og viste oss rundt. "Vi startet med Lean i 2009 etter at en brukerundersøkelse viste oss to forbedringsområder; beboerne ville se mer til oss pleiere, og de ville oppleve færre avbrytelser i stell og i samtaler. I tillegg hadde vi økonomiske utfordringer som vi ville løse uten å redusere bemanningen."

De oppnådde oppsiktsvekkende gode resultater. Gjennom et godt 5S-arbeid og verdistrømanalyser ble antall ganger der pleieren måtte forlate brukeren i pleiesituasjon redusert fra 7-10 ned til null. Et fullt morgenstell tok tidligere omkring 45 minutter, i dag gjør pleierne dette på om lag 32 minutter med større ro hos beboerne.

I april 2016 kunne beboere og ansatte flytte inn i et helt nytt bygg, spesialbygd for å gi høy livskvalitet til brukere, gode arbeidsforhold for ansatte og høy effektivitet. De fem etasjene er utformet som en blomst, med en kjerne med fellesfunksjoner og U-formede "kronblader" med leiligheter. Det gir lite unødig bevegelse for ansatte. "Vi legger stor vekt på at de gode, visuelle systemene vi bruker for å lette hverdagen for ansatte skal passe godt inn i brukernes hjem. Vi bestreber oss på å finne gode estetiske løsninger, som i kafeen i første etasjen (se bilde)." Her er visuelle målsetninger vist på en fin måte.

                                                          
                      Akaciegården visuelle og estetiske målsettinger og Akaciegårdens servicevogner

I kjelleren er et logistikksenter. Alt som skal opp i etasjene av medisinsk forbruksmateriell, medisiner, mat, lintøy og annet, administreres med nøye lagerstyring og spesiallagede trillevogner for de ansatte (se bilde). Oppe på avdelingene var det store ettpunktsleksjoner som viste f.eks hvordan pådekning til frokost skulle være og produktvalg. Vi ble imponert av veldig gode visuelle systemer for ansatte over hele sykehjemmet. "Her var det så visuelt og enkelt at vi nesten kunne gå inn som vikar for en dag selv om vi aldri hadde vært her før," kom det fra en av de norske gjestene!

Suksessfaktorer hos oss har vært synlig ledelse og anerkjennelse til de ansatte, sier Heidi. "Energien til å arbeide med Lean får ansatte gjennom at de opplever at Lean fører til merverdi for pasientene. Vi har dessverre hatt tilfeller der ansatte gjentatte ganger har brutt med arbeidsformen og rutinene vi har blitt enige om. Da har ledelsen vært nødt til å avslutte arbeidsforholdet med dem."

"Ledelsen satser mye på Lean-kompetanse gjennom formell utdanning som bærende for å holde ved like og fastholde arbeidet. Det brukes penger på å investere i Lean utdanning for ledere slik at vi kan lykkes bedre og på lang sikt," mener Heidi, som selv har tatt slik utdanning.

Vi avsluttet besøket med en enighet om at besøket var utrolig interessant og spennende.

Bakkeskolen i Kolding

Bakkeskolen har omkring 600 elever fra 0.-9. trinn (det blir det samme som i Norge; ti klassetrinn). Vi møtte Povl Erik Wolff, rektor og ildsjel for Lean-arbeidet. "Vi har teater-innringing," sier Povl Erik og smiler bredt. "Det ringer tre ganger før timen begynner. Da er både lærer og elever klare til timen."

Bakkeskolen har lang tradisjon for å jobbe med organisasjonsutvikling. Da skolen i 2010-2011 fikk utfordringer med svake resultater på nasjonale prøver, ble Lean valgt som ledelsesverktøy til en sterkere team-utvikling blant ansatte og elever. "Vi satte oss som mål å få 10 prosent undervisningsresultater. Elevene våre skulle prestere 10 prosent bedre. Vi stilte oss spørsmålet hvordan vi kunne bli 10 prosent bedre på seks områder som understøttet undervisningen og spurte våre ansatte hvordan målene kunne nås. Vi fikk stort engasjement og mange gode Ideer," forklarte Povl Erik. Resultatene på nasjonale prøver har nå langt oversteget målsetningene. De har lyktes mye mer enn forventet med innsatsen.

Det norske reisefølget fikk oppleve teaterinnringing på morgenen og fredags morgensamling (bilde) med over to hundre syngende barn fra de tre første klassetrinnene. En av klassene fikk anerkjennelse for å ha det ryddigste 5S-området og viste stor glede over utmerkelsen. Elevene er med på å understøtte det gode arbeidet for større læringsutbytte. De bruker gjøremålskort for å fordele oppgaver i klasserommet (se bilde).

                                                             
            Morgensamling på Bakkeskolen og gjøremålskort brukes for å fordele oppgaver i klasserommet

Vi fikk oppleve en rektor "gå til Gemba" hver morgen. Povl Erik går innom de fleste klasserom på en liten hilserunde hver morgen – på hele skolen! Et flott eksempel på anerkjennelse av rektor opplevde vi da vi kom inn i klasse 9A. Ungdommene applauderte spontant da rektor kom inn i klassen!

Det er virkelig en skole med stort engasjement for elevene. Skolen er blant annet kjent for internasjonal aktivitet. Det drives klasseutveksling med skoler i afrikanske land, andre europeiske land og USA. Amerikanske lærerstudenter kommer og arbeider på Bakkeskolen to ganger i året.

Workshop om hoshin kanri

Utviklingsenheten vil i året som kommer ta i bruk målnedbrytning, eller hoshin kanri på japansk, sammen med kommuneledelse og driftsenheter. Kari tok kontakt med et tidligere bekjentskap, Mikkel Smith ved konsulentfirmaet Flexkom. Mikkel hadde ei svært instruktiv og nyttig arbeidsøkt med deltagere fra Vestre Toten, fra Gjesdal kommune og flere ledere og ansatte ved Bakkeskolen. Vi fikk låne lokaler ved skolen. Gode arbeidsverktøy for å komme fram til gode KPIer ble introdusert og øvet på. Bildet viser Mikkel og et knippe av norske og danske "elever".

Workshop og hoshin kanri (målnedbrytning) hos Flexkom

Det var en inspirert gruppe av norske Lean-entusiaster som vendte nesen hjemover etter to tettpakkede og lærerike dager med forbilledlige Lean-organisasjoner. "Vi møtte svært fornøyde tjenestemottakere, både på pleiehjemmet og på skolen. Vi kom i kontakt med ansatte som opplevde stor motivasjon gjennom å kunne bidra mye til at de som de var på jobb for, fikk det bedre. Og ikke minst, vi traff ledere som med tydelighet, varme og stolthet sørget for at tjenestene holdt høy kvalitet og ble utviklet videre gjennom Lean," sa Sintef-rådgiveren i følget da det var tid for å sette seg på flyet tilbake til Norge.