Nyheter for ansatte - Vestre Toten kommune

Innhold

Tirsdag 12. november: Manglende lønnsutbetaling

Noen opplever å ikke å ha mottatt lønn i dag. Problemet ligger ikke hos lønningskontoret, men eksternt, og gjelder treghet i forbindelse med banksystemer. Saken har fått høyeste prioritet hos gjeldende bank, og de jobber med saken.

Vennlig hilsen
Lønningskontoret, Vestre Toten kommune 

Omlegging av nytt sentralbordsystem og telefonsentral torsdag 31. oktober

Førstkommende torsdag (31. oktober) vil det foretas en oppgradering av sentralbordet på rådhuset hvor Trio byttes ut med systemet Wave2 fra Zisson. I tillegg skal samtlige kontortelefoner i kommunen oppgraderes og rutes mot en ny telefonsentral på Gjøvik. Oppgraderingen må gjøres manuelt på hver enkelt telefon, så vi håper vi rekker over alle apparatene i løpet av dagen. Resten av apparatene i kommunen oppgraderes forløpende ukene fremover.

Hva betyr dette for dere?

  • Forhåpentligvis vil du ikke merke så mye til dette, men noe ustabilitet denne dagen vil nok oppleves. Innkommende samtaler til kommunes hovednummer kan oppleve at de ikke kommer gjennom, dette gjelder for en kort periode når omleggingen pågår. Dette kan føre til utfordringer med å nå saksbehandlere og enheter i dette tidsrommet.
  • Alle telefonapparatene vil få en ny programvare og displayet på telefonen får nytt utseende. Brukerveiledning vil distribueres ut.
  • Lokasjoner som har apparater med knappemodul, så vil disse byttes ut med nye apparater fra Avaya. Grunnen til dette er at dagens knappemoduler støttes ikke av den nye telefonsentralen.
  • Overgangen vil til nytt sentralbord og ny telefonsentral vil dessverre fremdeles ikke gi mulighet for å stenge kontortelefonen. Telenor jobber med å løse dette problemet. Alle ansatte som benytter mobil vil dette fungere fint om man bruker Mobilt Bedriftsnett appen og Outlook. Mer informasjon rundt dette vil komme.

Skulle det være noe er det bare å kontakte IKT på supportnummer: 904 78 355

Support/brukerstøtte er kun tilgjengelig hverdager mellom 08.00 - 15.30.
Supporthenvendelser sendes helpdesk@vestre-toten.kommune.no

Ny telefoniavtale i Gjøvikregionen

Til aktuelle brukere som har mobilavtale (telefongodtgjøring) gjennom kommunen:
En ny telefoniavtale i regionen er landet og Telenor vil fortsette å levere mobile tjenester til kommunen. Abonnementstypene er som før, men månedsprisen er redusert (40%) og økte datapakker i forhold til tidligere avtale (se vedlegg). Avtalen trer i kraft 1. november 2019.

Vedlegg: Ny avtale på tale- og kommunikasjonsløsninger i Gjøvikregionen (Telenor)

Har dere spørsmål eller lurer på noe i forbindelse med avtalen, så ta kontakt med oss på IKT-avdelingen.

Med vennlig hilsen
Piet Ingmar Ark
IT-konsulent / Telefoniansvarlig

Ny telefoniavtale i Gjøvikregionen. Fotomontasje: Jørn Melnes

Kommunens arbeidsmiljøpris for 2019. Frist for forslag til kandidater: fredag 8. november.

Arbeidsmiljøprisen tildeles en driftsenhet/avdeling som gjennom langsiktig arbeid eller konkrete tiltak har oppnådd positive endringer i arbeidsmiljøet. Prisen kan også tildeles enkeltpersoner.

Prisvinner har fokus på forebyggende, helsefremmende og arbeidsmiljøskapende tiltak. Dette arbeidet bidrar til å utvikle et godt, trygt og trivelig arbeidsmiljø og gjør at ansatte blir inkludert og har medbestemmelse.

Prisen utgjør kr 15.000,- som skal øremerkes trivselstiltak på arbeidsplassen. I tillegg utdeles diplom. Prisen deles ut en gang årlig av rådmann og hovedverneombud.

Innsatsområder som legges til grunn for vurderinger av hvem som skal tildeles prisen, kan blant annet være:

  • Igangsatte tiltak som har virket positivt på fraværet.
  • Systematisk arbeid med HMS gjennom året.
  • HEIA-gruppenes arbeid.
  • Aktiv medvirkning av ansatte i planlegging og utføring av oppgaver.
  • Oppfølging av tiltak etter medarbeiderundersøkelsen.
  • Bruk av kvalitetssystemet Compilo i forbedringsarbeidet.
  • Samspillet mellom Lean forbedringsarbeid og HEIA arbeidet.

Forslag på kandidater sendes til post@vestre-toten.kommune.no innen fredag 8. november.

Nytt telefonnummer for IKT support

IKT har fått nytt supportnummer: 904 78 355

Support/brukerstøtte er kun tilgjengelig hverdager mellom 08.00 - 15.30.
Supporthenvendelser sendes helpdesk@vestre-toten.kommune.no

Klikk på adressen ovenfor, og skriv i mailen hva vil du ha svar på.  Når du sender meldingen går den direkte inn i IKT-avdelingens system og får et nummer, samtidig som du får beskjed om at den er mottatt og vil bli besvart så fort som mulig. Problemer med fagsystemer meldes fortsatt systemansvarlige.

Siden IKT: Support og info finner man ved å følge denne lenken.

Overgang til nytt epostsystem tirsdag 10. september klokken 15.00

Vestre Toten kommune går - som tidligere informert - over til nytt epostsystem.
NB! Ansatte på Vestre Toten ungdomsskole kan se bort fra denne orienteringen, da overgangen på skolen håndteres av skolen selv.

For alle andre ansatte: 
Overgang til nytt epostsystem 2019Overgang til nytt epostsystem vil skje tirsdag 10. september 2019 fra klokken 15.00 og ut over ettermiddagen/kvelden. Etter denne dato og klokkeslett vil det ikke komme inn epost på det gamle systemet, kun det nye. Epost fra gammelt system blir ikke med over på nytt som tidligere informert om.

Dere vil fortsatt ha samme kommunale epostadresse som tidligere. De som ikke tidligere har kommunal epost vil få dette etter at kommunen har lagt om. Tidspunkt for dette vil bli varslet.

Den nye løsningen krever at man logger seg på med et brukernavn og et passord. Brukernavn vil være din epostadresse. Passord vil være det samme du logger på din pc. (åpen sone for omsorg/helse).

Man må da gjennom en veiviser for to-faktor. Det vil være litt forskjell på hva man må legge inn om man logger på fra kommunen eller hjemmefra. Viser da til tidligere utsendte veiledning, som også kan lastet ned fra Compilo:

Snarvei til nytt epostsystem vil bli lagt ut på hjemmesiden vår: For ansatte -> Nytt epostsystem. Dette blir gjort samtidig som vi legger om.

I forbindelse med denne omleggingen til nytt e-post- og kalendersystem vil man oppleve at samtaler likevel kommer gjennom selv om kalenderen er oppdatert med fravær, møtevirksomheter etc. Dette gjelder kun ansatte som har kontortelefon. Ansatte som kun benytter som mobil som kontortelefon, vil kalenderstatus oppdatere mobilen (Mobilt Bedriftsnett). Årsaken til dette er at Trio ikke kommuniserer med det nye systemet. Dette vil løse seg når ny sentralbordapplikasjon er på plass. Mer informasjon vil komme senere. Når det gjelder møterom så vil disse være sperret inntil videre.

Skulle det være noe er det bare å kontakte IKT:

Invitasjon til skoler og barnehager: Vestre Toten kommunes trafikksikkerhetspris

Vestre Toten kommunes trafikksikkerhetspris - invitasjon til skoler og barnehager. Foto: Trygg Trafikk/Jørn Melnes

Trafikksikkerhetsforum ser etter kreative 
tiltak som barnehager og skoler har gjort 
for å øke barns og ungdoms forståelse for 
hva som er trygt og hva som er farlig i trafikken.

Vi ønsker å dele gode ideer og skape oppmerksomhet rundt trafikksikkerhet, fremheve gode historier, så man kan låne gode ideer og lære av hverandre. Alle 
bidrag skal samles i en idebank.

Hvordan søke

Søknaden skal beskrive tiltak/aksjoner som er gjennomført eller noe som planlegges å gjøre i nær framtid:

  • Hva er/var målet med aksjonen?
  • Hva ble/skal bli gjort – bruk gjerne bilder.
  • F.eks. en tekst med bilde(r) eller et intervju med et av barna som forteller om aksjonen.

Søknadsfrist for skoleklasser (1.-10 trinn) er 1. november 2019.

Søknadsfrist for barnehager er 1. mai 2020.

Trafikksikkerhetsforum vurderer alle innkomne bidrag og fremhever et bidrag for skole og et for barnehage som har utpekt seg spesielt. Ordføreren og leder i Trafikksikkerhetsforum deler ut prisen for skole i desember og for barnehage i mai/juni.

Kontakt og søknadsmottaker

Søknad sendes konsulent Lisa Engen på følgende epostadresse: lisa.engen@vestre-toten.kommune.no

Vedlegg og media

Bilder fra åpningen av Reinsvoll idrettshall

Mandag 19. august 2019 ble Reinsvoll idrettshall offisielt åpnet.

Åpningen hadde flagg og korps, taler og snorklipping, håndballkamp og ordfører med eget lag, spretne turnere, lekende barn, kake, kaffe og saft.

Hallen har:

  • Aktivitetsflate 25 x 45 meter
  • 7 meter takhøyde
  • Oppmerking for flere idretter
  • Landingsgrop for turn
  • 3 garderober
  • 2 lærer/dommergarderober
  • Lagerrom
  • Vestibyle
  • Kiosk/kjøkken
  • Møterom
  • Klubbrom for Reinsvoll idrettsforening

Bilder fra åpningen av Reinsvoll idrettshall Bilder fra åpningen av Reinsvoll idrettshall Bilder fra åpningen av Reinsvoll idrettshall Bilder fra åpningen av Reinsvoll idrettshall Bilder fra åpningen av Reinsvoll idrettshall Bilder fra åpningen av Reinsvoll idrettshall Bilder fra åpningen av Reinsvoll idrettshall

Stenbergdagen 2019 - med deltakerrekord

HEFA-dagen 2019 på Stenberg for alle ledere, tillitsvalgte og verneombud ble avholdt torsdag 6. juni 2019, klokken 08.30 - 15.00.

Dagen ble gjennomført med over 100 deltakere (104 påmeldte er ny rekord) Det betyr at arbeidet med revitalisering av Heiagrupper har lykkes hva kvantitet angår, så vil evaluering ved årets slutt si noe om innhold. Dagen er med på å legge grunnlag for ny tiltaksplan knyttet til IA fra 2019.

Innhold for dagen:

Faglige temaer før lunsj (i Vollumsfjøset):
Fokus på kommunens oppfølging av Stami sin anbefaling om å arbeide med de fem (seks) faktorer som faktisk virker for å skape gode arbeidsmiljøer

  • "Slik har vi jobbet med disse faktorene i personalgruppa på NAV" v/ Monica.
  • Omsorg har meldt seg på «IA-skolen». Hva er bakgrunnen og hva ønsker vi å oppnå? v/ Trine.
  • Innspill fra NAV Arbeidslivssenter v/ Svein Trondsen.
  • Ny IA-avtale: Hva betyr det for fokus og bistand fra arbeidslivsenteret?
  • «Eksternt blikk» på kommunens ambisjon om å følge rådene fra Stami.

Lunsj på Ditlevine med elgsuppe og godt brød, der de serverte over 100 bespisende både ute og inne i strålende vær. Deretter gikk vi i ni grupper på ulike uteaktiviteter/poster. Vi fikk god bistand fra både KLP, BHT og Arbeidslivssenteret. Vi har bygget tårn av kommuneplaner, samarbeidet om å løse floker, bygget lego, løst quiz samt reflektert og bidratt med momenter til handlingsplan... helt til tordenværet stoppet oss!

Takk for innsats og gode innspill.
Dette blir et viktig fundament for høstens arbeid med IA-tiltak.

Vennlig hilsen
Rådmannens ressursgruppe for  helsefremmende arbeid (HEFA-gruppen)

Vedlegg og presentasjoner (Powerpoint)

Sommerorientering fra Storkjøkkenet/Rådhuskafèen

Sommerorientering fra Storkjøkkenet/Rådhuskafèen

I sommerukene fra og med uke 27 til og med 32 kan det ikke bestilles kaker fra kjøkkenet. Vi må prioritere kompetansen vi har til andre oppgaver under ferieavviklingen, og håper på forståelse for dette.

Rådhuskafeen stenger for sommeren torsdag 27. juni, altså i uke 26 og åpner igjen mandag 5. august (uke 32). Det vil bli noe begrenset tilbud de tre siste dagene i uke 26.

Vi på Storkjøkken og Vaskeri ønsker alle god ferie når den tid kommer.

Vennlig hilsen
Dag B. Malmo
Driftsenhetsleder, Storkjøkken og Vaskeri

Pensjon fra KLP

Under Emner i e-læring er det nå tilgjengelig et e-læringskurs innen pensjon i regi av KLP, og i dette kurset vil du få en gjennomgang av hvilke steg både ansatt og arbeidsgiver skal fylle ut i søknadsprosessen. Kurset er bygget opp slik at man kan bruke den som oppslagsverk, og man kan velge hvilken pensjonstype man vil lære mer om.

Les ogsåPensjon fra KLP (eksternt nettsted - klp.no)

Kurset omfatter:

  • Uførepensjon - ny/endring
  • AFP - ny/endring
  • Alderspensjon - ny/endring
  • Etterlattepensjon

Personvernerklæring for ansatte

Merk: Denne erklæringen er under bearbeidelse og ikke endelig.

Erklæringen gjør rede for hvordan arbeidsgiveren Vestre Toten kommune samler inn og behandler personopplysninger om deg og hvordan du som ansatt forholder deg til lovverket. Rådmannen er behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven.

Du vil på vår hjemmeside finne vår personvernerklæring som gjelder for kommunens nettsteder og systemer, både elektronisk og papirbehandling. Erklæringen gjør rede for hvordan Vestre Toten kommune samler inn og behandler personopplysninger om innbyggere og brukere av ulike tjenester. Denne gjelder også for deg.

Rettslig grunnlag for innhenting er hjemlet i sentrale lover(se linken ovenfor)

Informasjon og samtykke

Som ansatt og ved signering av arbeidsavtale med arbeidsgiver, har du samtykket i at vi både behandler og samler inn opplysninger om deg til de formål som er ihht. gjeldende lover og bestemmelser.

Du har og i ditt arbeidsforhold godkjent å bruke personopplysninger om andre kun til det formål som er bestemt i din jobb samt å følge de rutiner som er fastlagt.

Behandling av personopplysninger

Følgende er definert som personopplysninger:

F.eks.: Navn, adresse, tlf.nr., e-postadresse, fødselsdato, personnr  (ikke uttømmende liste).

I tillegg er det en del sensitive opplysninger som gjelder ditt personlige forhold til arbeidsgiver.

Formålet er først og fremst å ha opplysninger som identifiserer deg som person og kunne gi opplysninger til myndigheter og få tilgang til nødvendige opplysninger om deg som arbeidstaker.

Opplysninger om ansatte

Vestre Toten kommune behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar i henhold til personopplysningsloven § 6. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune, fagforeningstilhørighet og refusjoner.

Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner (kassasjonsregler) og lagring av personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven inkl. riksarkivarens forskrift. I tillegg gjelder personopplysningslovens bestemmelser.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og publiseres på hjemmesiden f.eks. offentlige søkerliste.

Personalmappene, ansettelsesforhold og oppfølging ansatte,  med ulike dokumenter oppbevares i sak- og arkivsystemet. Tilganger er begrenset til gruppa «personal». I tillegg er mappa «oppfølging ansatte» unntatt offentlighet. Opplysningene håndteres i hht. riksarkivarens forskrift.

Opplysninger hentes fra eller brukes i bl.a

  • Fagsystemer som er i bruk, f.eks. lønn- og personalsystemet, GAT m.m
  • Tilgangsstyring i ulike fagsystemer
  • E-post og kalender
  • Compilo- kommunens kvalitetssystem (avvik og dokumentbehandling)
  • Sak og arkivsystem – personalmapper.
  • I tillegg har vi adgangsstyring av dører,  kameraovervåking av dører og inngangspartier. Overvåkingen skal være merket «videoovervåkning».
  • Opplysningene som lagres skal ikke brukes til overvåking av ansatte. Da kreves det spesiell avtale og dialog.
Saksbehandling og arkiv

Vestre Toten kommune bruker et sak- og arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Sak- og arkivsystem følger den offentlige standarden NOARK. I tillegg benyttes andre fagsystemer innenfor de enkelte virksomheter, hvor ikke alle følger NOARK standard.

Det registreres ulike typer personopplysninger i sak- og arkivsystemet (og andre fagsystemer.)  Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningens regler. Se også «retningslinjer personalarkiv» i Compilo.

I offentlighetsforskriften § 7, jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal fremgå av offentlig journal. Etter tre måneder blir journaler på hjemmesiden deaktivert.

Det er kun opplysninger som blir journalført i sak- og arkivsystemet som er tilgjengelig i offentlig journal, og ikke journalføringer i andre fagsystemer.

E-post og telefon

Vestre Toten kommune benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver og tjenesteproduksjon. Eventuelle personopplysninger som fremkommer over telefon eller på e-post vil kunne journalføres i personalmapper. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over («saksbehandling og arkiv»).

Ansatte skal ikke dele eller formidle sensitive opplysninger eller personnummer via e-post. Vår e-post er ukryptert.  Mottatt e-post som inneholder sensitive personopplysninger skal ikke distribueres videre, men tas ut av e-postsystemet og journalføres på vanlig måte.

Slike opplysninger skal heller ikke lagres lokalt på PC eller annet ukryptert elektronisk verktøy. Kun godkjent system for lagring skal nyttes, som sak/arkiv eller andre godkjente fagsystemer.

Den enkelte ansatte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lengre er aktuelle, og minst 2 g/ år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postboksen.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vårt sentrale sentralbord.  Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. Loggen slettes automatisk etter 2 dager.

Logging i IKT-systemer

Vestre Toten kommune har alminnelige sikkerhetslogger i sine IKT-systemer /fagsystemer. Ansatte legger igjen spor ved ulike pålogginger og det er de ansattes bruk av systemene som blir registrert. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Ansattes bruk av internett: Vær bevisst din bruk. Du legger igjen spor. Vi viser til dokument om informasjonssikkerhet i Compilo.

Det rettslige grunnlaget for slike logger, hjemlet i §8 i personopplysningsloven,  er for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Innsyn

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven eller dersom det er hjemlet i særlov.  Det er etablert sikkerhetstiltak og rutiner for systemer som inneholder personopplysninger, og særlige tiltak i forbindelse med sensitive personopplysninger.

Ansatte har innsynsrett for å vite hva slags personopplysninger vi har om deg og hvordan vi behandler disse.

Du kan, dersom du mener at arbeidsgiver ikke har overholdt sine forpliktelser, kontakte kommunens personvernombud som kan bistå deg. Du kan også klage saken inn til tilsynsmyndighet, som i dette tilfellet er Datatilsynet.

Opplysninger til tredjepart enten som videreformidling eller lagring

Personopplysninger deles ikke med utenforstående tredjepart. Opplysninger og videreformidling til tredjepart skjer kun dersom det er hjemlet i lov eller det er inngått databehandleravtale som oppfyller personopplysningslovens krav.

Lagring og sletting

Kommunen arbeider fortløpende med forbedring av rutiner for lagring - og lagringstid samt rutiner for sletting av opplysninger jfr. personopplysningsloven og GDPR.

Kontaktinformasjon

Personvernombud: Geir Steinar Loeng

Generelle opplysninger:

  • Besøksadresse: Rådhuset, Kirkevegen 8, 2830 Raufoss
  • Postadresse: Vestre Toten kommune, Postboks 84, 2831 Raufoss
  • E-post: post@vestre-toten.kommune.no
  • Telefon: 61 15 33 00
Vedlegg: Personvernerklæring for ansatte i PDF-format

Retten til å varsle

Ansatte oppfordres til å gjøre seg kjent med varslingsreglene og si ifra om kritikkverdige forhold.

Det er lagt til rette for å bruke Compilo som system for varsling. I Compilo vil man finne Rutine for intern varsling / varsling på arbeidsplassen inneholdende varslingsregler, beskrivelse av framgangsmåte, lovgrunnlag og generell veiledning.

Gjeldende fra 30. mai 2018.

Arbeidsmiljøutvalget (AMU): Møteprotokoller og saksdokumenter

Aktivitetsplan arbeidsmiljøtiltak finner man i Compilo. Her kan man lese hva Arbeidsmiljøutvalget skal jobbe med i 2019, og hvilke saker som er planlagt behandlet i 2019.

Under følger sakspapirer over arbeidsmiljøutvalgets saker i år.

Møte 20. november 2018:

Møte 13. februar 2018:    


Publisert: 11.08.2016 14:57
Sist endret: 12.11.2019 09:11