Nyheter for ansatte - Vestre Toten kommune

Innhold

Avviksmodul i Compilo er atter velfungerende

Publisert torsdag 13. februar 2020: Gjelder problem med å sende avvik.
- Helpdesk i Compilo har gitt oss tilbakemelding nå om at problemet er løst og at dere nå kan sende inn avvik.

Med vennlig hilsen
Astri Aadnes
HMS-konsulent

Ny versjon av Compilo - overgang påstartes 16. januar 2020

Overgang til ny versjon starter den 16. januar og dere må regne med at systemet kan være nede i en kort periode. Viktig at du som leder gir dine ansatte beskjed.

Som bruker vil du se at forsidebildet er nytt og med nye «knapper» for melding av avvik, lese dokumenter etc.

Alle dokumenter som ligger i gammel versjon overføres til ny. 
Spørsmål? Tjenesteområdene har egne superbrukere som kan kontaktes hvis du lurer på noe.

Med vennlig hilsen
Astri Aadnes, HMS og Alexander Jørgensen, HR

Ny telefoniavtale i Gjøvikregionen

Til aktuelle brukere som har mobilavtale (telefongodtgjøring) gjennom kommunen:
En ny telefoniavtale i regionen er landet og Telenor vil fortsette å levere mobile tjenester til kommunen. Abonnementstypene er som før, men månedsprisen er redusert (40%) og økte datapakker i forhold til tidligere avtale (se vedlegg). Avtalen trer i kraft 1. november 2019.

Vedlegg: Ny avtale på tale- og kommunikasjonsløsninger i Gjøvikregionen (Telenor)

Har dere spørsmål eller lurer på noe i forbindelse med avtalen, så ta kontakt med oss på IKT-avdelingen.

Med vennlig hilsen
Piet Ingmar Ark
IT-konsulent / Telefoniansvarlig

Nytt telefonnummer for IKT support

IKT har fått nytt supportnummer: 904 78 355

Support/brukerstøtte er kun tilgjengelig hverdager mellom 08.00 - 15.30.
Supporthenvendelser sendes helpdesk@vestre-toten.kommune.no

Klikk på adressen ovenfor, og skriv i mailen hva vil du ha svar på.  Når du sender meldingen går den direkte inn i IKT-avdelingens system og får et nummer, samtidig som du får beskjed om at den er mottatt og vil bli besvart så fort som mulig. Problemer med fagsystemer meldes fortsatt systemansvarlige.

Siden IKT: Support og info finner man ved å følge denne lenken.

Invitasjon til skoler og barnehager: Vestre Toten kommunes trafikksikkerhetspris 

Trafikksikkerhetsforum ser etter kreative tiltak som barnehager og skoler har gjort for å øke barns og ungdoms forståelse for hva som er trygt og hva som er farlig i trafikken.

Vestre Toten kommunes trafikksikkerhetspris - invitasjon til skoler og barnehager. Design: Jørn Melnes

Vi ønsker å dele gode ideer og skape oppmerksomhet rundt trafikksikkerhet, fremheve gode historier, så man kan låne gode ideer og lære av hverandre. Alle bidrag skal samles i en idebank.

Hvordan søke

Søknaden skal beskrive tiltak/aksjoner som er gjennomført eller noe som planlegges å gjøre i nær framtid:

  • Hva er/var målet med aksjonen?
  • Hva ble/skal bli gjort – bruk gjerne bilder.
  • F.eks. en tekst med bilde(r) eller et intervju med et av barna som forteller om aksjonen.

Søknadsfrist for skoleklasser (1.-10 trinn) er 1. november 2019.

Søknadsfrist for barnehager er 1. mai 2020.

Trafikksikkerhetsforum vurderer alle innkomne bidrag og fremhever et bidrag for skole og et for barnehage som har utpekt seg spesielt. Ordføreren og leder i Trafikksikkerhetsforum deler ut prisen for skole i desember og for barnehage i mai/juni.

Kontakt og søknadsmottaker

Søknad sendes konsulent Lisa Engen på følgende epostadresse: lisa.engen@vestre-toten.kommune.no

Vedlegg og media

Personvernerklæring for ansatte

Merk: Denne erklæringen er under bearbeidelse og ikke endelig.

Erklæringen gjør rede for hvordan arbeidsgiveren Vestre Toten kommune samler inn og behandler personopplysninger om deg og hvordan du som ansatt forholder deg til lovverket. Rådmannen er behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven.

Du vil på vår hjemmeside finne vår personvernerklæring som gjelder for kommunens nettsteder og systemer, både elektronisk og papirbehandling. Erklæringen gjør rede for hvordan Vestre Toten kommune samler inn og behandler personopplysninger om innbyggere og brukere av ulike tjenester. Denne gjelder også for deg.

Rettslig grunnlag for innhenting er hjemlet i sentrale lover(se linken ovenfor)

Informasjon og samtykke

Som ansatt og ved signering av arbeidsavtale med arbeidsgiver, har du samtykket i at vi både behandler og samler inn opplysninger om deg til de formål som er ihht. gjeldende lover og bestemmelser.

Du har og i ditt arbeidsforhold godkjent å bruke personopplysninger om andre kun til det formål som er bestemt i din jobb samt å følge de rutiner som er fastlagt.

Behandling av personopplysninger

Følgende er definert som personopplysninger:

F.eks.: Navn, adresse, tlf.nr., e-postadresse, fødselsdato, personnr  (ikke uttømmende liste).

I tillegg er det en del sensitive opplysninger som gjelder ditt personlige forhold til arbeidsgiver.

Formålet er først og fremst å ha opplysninger som identifiserer deg som person og kunne gi opplysninger til myndigheter og få tilgang til nødvendige opplysninger om deg som arbeidstaker.

Opplysninger om ansatte

Vestre Toten kommune behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar i henhold til personopplysningsloven § 6. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune, fagforeningstilhørighet og refusjoner.

Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner (kassasjonsregler) og lagring av personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven inkl. riksarkivarens forskrift. I tillegg gjelder personopplysningslovens bestemmelser.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og publiseres på hjemmesiden f.eks. offentlige søkerliste.

Personalmappene, ansettelsesforhold og oppfølging ansatte,  med ulike dokumenter oppbevares i sak- og arkivsystemet. Tilganger er begrenset til gruppa «personal». I tillegg er mappa «oppfølging ansatte» unntatt offentlighet. Opplysningene håndteres i hht. riksarkivarens forskrift.

Opplysninger hentes fra eller brukes i bl.a

  • Fagsystemer som er i bruk, f.eks. lønn- og personalsystemet, GAT m.m
  • Tilgangsstyring i ulike fagsystemer
  • E-post og kalender
  • Compilo- kommunens kvalitetssystem (avvik og dokumentbehandling)
  • Sak og arkivsystem – personalmapper.
  • I tillegg har vi adgangsstyring av dører,  kameraovervåking av dører og inngangspartier. Overvåkingen skal være merket «videoovervåkning».
  • Opplysningene som lagres skal ikke brukes til overvåking av ansatte. Da kreves det spesiell avtale og dialog.
Saksbehandling og arkiv

Vestre Toten kommune bruker et sak- og arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Sak- og arkivsystem følger den offentlige standarden NOARK. I tillegg benyttes andre fagsystemer innenfor de enkelte virksomheter, hvor ikke alle følger NOARK standard.

Det registreres ulike typer personopplysninger i sak- og arkivsystemet (og andre fagsystemer.)  Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningens regler. Se også «retningslinjer personalarkiv» i Compilo.

I offentlighetsforskriften § 7, jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal fremgå av offentlig journal. Etter tre måneder blir journaler på hjemmesiden deaktivert.

Det er kun opplysninger som blir journalført i sak- og arkivsystemet som er tilgjengelig i offentlig journal, og ikke journalføringer i andre fagsystemer.

E-post og telefon

Vestre Toten kommune benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver og tjenesteproduksjon. Eventuelle personopplysninger som fremkommer over telefon eller på e-post vil kunne journalføres i personalmapper. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over («saksbehandling og arkiv»).

Ansatte skal ikke dele eller formidle sensitive opplysninger eller personnummer via e-post. Vår e-post er ukryptert.  Mottatt e-post som inneholder sensitive personopplysninger skal ikke distribueres videre, men tas ut av e-postsystemet og journalføres på vanlig måte.

Slike opplysninger skal heller ikke lagres lokalt på PC eller annet ukryptert elektronisk verktøy. Kun godkjent system for lagring skal nyttes, som sak/arkiv eller andre godkjente fagsystemer.

Den enkelte ansatte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lengre er aktuelle, og minst 2 g/ år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postboksen.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vårt sentrale sentralbord.  Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. Loggen slettes automatisk etter 2 dager.

Logging i IKT-systemer

Vestre Toten kommune har alminnelige sikkerhetslogger i sine IKT-systemer /fagsystemer. Ansatte legger igjen spor ved ulike pålogginger og det er de ansattes bruk av systemene som blir registrert. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Ansattes bruk av internett: Vær bevisst din bruk. Du legger igjen spor. Vi viser til dokument om informasjonssikkerhet i Compilo.

Det rettslige grunnlaget for slike logger, hjemlet i §8 i personopplysningsloven,  er for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Innsyn

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven eller dersom det er hjemlet i særlov.  Det er etablert sikkerhetstiltak og rutiner for systemer som inneholder personopplysninger, og særlige tiltak i forbindelse med sensitive personopplysninger.

Ansatte har innsynsrett for å vite hva slags personopplysninger vi har om deg og hvordan vi behandler disse.

Du kan, dersom du mener at arbeidsgiver ikke har overholdt sine forpliktelser, kontakte kommunens personvernombud som kan bistå deg. Du kan også klage saken inn til tilsynsmyndighet, som i dette tilfellet er Datatilsynet.

Opplysninger til tredjepart enten som videreformidling eller lagring

Personopplysninger deles ikke med utenforstående tredjepart. Opplysninger og videreformidling til tredjepart skjer kun dersom det er hjemlet i lov eller det er inngått databehandleravtale som oppfyller personopplysningslovens krav.

Lagring og sletting

Kommunen arbeider fortløpende med forbedring av rutiner for lagring - og lagringstid samt rutiner for sletting av opplysninger jfr. personopplysningsloven og GDPR.

Kontaktinformasjon

Personvernombud: Geir Steinar Loeng

Generelle opplysninger:

  • Besøksadresse: Rådhuset, Kirkevegen 8, 2830 Raufoss
  • Postadresse: Vestre Toten kommune, Postboks 84, 2831 Raufoss
  • E-post: post@vestre-toten.kommune.no
  • Telefon: 61 15 33 00
Vedlegg: Personvernerklæring for ansatte i PDF-format

Retten til å varsle

Ansatte oppfordres til å gjøre seg kjent med varslingsreglene og si ifra om kritikkverdige forhold.

Det er lagt til rette for å bruke Compilo som system for varsling. I Compilo vil man finne Rutine for intern varsling / varsling på arbeidsplassen inneholdende varslingsregler, beskrivelse av framgangsmåte, lovgrunnlag og generell veiledning.

Gjeldende fra 30. mai 2018.


Publisert: 11.08.2016 14:57
Sist endret: 13.02.2020 13:52